告知の際、応募のためのWebページやCGIがあるとさらに便利です。
メーリングリストで告知する際、WebページのURLを書いておき、 応募をCGIで受け付けます。
CGIを使って主催者のメールアドレスに応募メールを送信したり、 応募者をWebデータベースに登録したりできると集計に便利です。
プロバイダーによっては CGIからのメール送信を許さない場合もありますので、 複数のプロバイダーを調べてみてください。
プロバイダーに依存しない、メール送信CGIの有料サービスもあります。 検索エンジンで「メール送信 CGI」といった単語で検索してみてください。